Paragrafen

Externe grote economische, maatschappelijke en technologisch-digitale ontwikkelingen zijn van invloed op onze gemeentelijke organisatie.  
In april 2022 bood het college met de organisatie het “bidbook organisatieontwikkeling Horst aan de Maas; “van buiten naar binnen werken” aan. 
In de begroting 2022 en 2023 koppelde de raad concrete middelen aan het bidbook waarmee het college samen met de organisatie en de raad aan de slag kon. In 2024 gaan we verder met de doorontwikkeling. 

De wereld om ons heen verandert immers steeds. Dat vraagt iets van onze gemeente: van de manier waarop we intern en met partners samenwerken; van hoe we ons opstellen richting inwoners en met hen in gesprek gaan en blijven; van taken en rollen van medewerkers en leidinggevenden; van college- en raadsleden, van de manier waarop onze organisatie en afdelingen zijn ingericht. In het bidbook en tijdens de sessies over het Hooflijnenakkoord en het collegeakkoord formuleerden we samen onze opgaven (lange termijn), maakten we een aanzet tot het opgavengericht werken binnen programma’s via pilots en maakten we afspraken over directe procesoptimalisaties als het gaat om dienstverlening. We werkten door aan diverse trajecten om in het hier en nu de kwaliteit van onze dienstverlening beter te maken, de formatie op orde te krijgen en te werken aan vaardigheden die passen bij de ambities, ook wel ‘de basis op orde’.  

In 2024 zal het accent meer en meer komen te liggen op het concreet invulling geven aan het Programmatisch Werken, bijbehorende houding en gedrag, een nieuwe besturingsfilosofie en de wijziging van de organisatiestructuur. Ook gaan we verder met het op orde brengen van onze processen, het verwerven van sturing- en resultaat informatie zodoende de dienstverlening te verbeteren.  

Financiële middelen organisatieontwikkeling  
In de begroting 2022 en 2023 verstrekte de raad concrete financiële middelen t.b.v. de uitvoering van het bidbook. Uw raad besloot bij de vaststelling van de jaarrekening 2022 de niet benutte middelen in 2023 en volgende jaren beschikbaar te houden voor de doelen die nog niet bereikt zijn (o.a. alle vacatures invullen).  

Werkgever

Als organisatie blijven we een ‘aantrekkelijke werkgever’. De arbeidsmarkt is bijzonder krap. We zullen als werkgever alles uit de kast moeten trekken om te blijven opvallen. We laten onze visie en onze bijdrage aan de samenleving zien. In 2022 werkte we aan een campagne om de werving een eigen smoel te geven (employerbranding) In 2023 gaat deze campagne live. En in 2024 plukken we daar hopelijk de vruchten van.  
In 2023 zijn we gestart en in 2024 gaan we verder met het aanbieden van een Talent Management Analyse voor alle collega’s. Een laagdrempelige manier om talenten in de organisatie te ontdekken en daarna in te kunnen zetten. In combinatie met het instrument Strategische Personeels Planning houden we zo samen zicht op onze personeelsbestand en spelen we in op kansen voor de medewerkers en voor de organisatie. 

De organisatie is gegroeid o.a. als gevolg van decentralisaties sociaal domein, klimaat- en energievraagstukken, complexere ICT vraagstukken, Toezicht en Handhaving etc. Dit betekent dat niet alleen de salariskosten maar ook de zogenaamde “overige organisatiekosten” stijgen. Deze lasten zijn de afgelopen ca. 13 jaar niet geïndexeerd in verhouding met de groei van de organisatie. De begrote onderdelen zijn nog gebaseerd op ca. 100 minder medewerkers.

Gepoogd wordt dit binnen het bestaande budget op te vangen en dan bij de zerobased begroting 2025 opnieuw te bekijken.

‘Covid-19’ heeft aangetoond dat gedeeltelijk thuiswerken werkt. De combinatie van thuiswerken en op kantoor werken houden we vast. In 2022 en 2023 zou hierop de inrichting van het gemeentehuis en de werkwijzen van de medewerkers verder worden aangepast. Op 2-11-21 nam de raad echter een motie aan waarmee de aanpassingen aan het gemeentehuis on hold werden gezet. In 2022 en 2023 zijn derhalve slechts minimale aanpassingen verricht (schermen en meubilair verplaatst). In mei 2023 heeft de raad via een geamendeerd raadsvoorstel besloten dat het college een businesscase voor een verbouwing van het gemeentehuis mag voorleggen nu aan de eerdere motie (gericht op de verbetering van de dienstverlening) is voldaan. Mocht de raad de businesscase omarmen dan zal de verbouwing starten in 2024. Hiervoor zijn middelen beschikbaar. 

Samenwerking bedrijfsvoering Horst aan de Maas en Venray

De samenwerking op de onderdelen Informatievoorziening (IV), KCC/Burgerzaken, Financiën en HRM is begin 2021 daadwerkelijk gestart en er zijn concrete uitvoeringsplannen per onderdeel opgestart die in uitvoering zijn. In 2022 is verder uitvoering aan de samenwerking gegeven en in de tweede helft van 2022/begin 2023 zijn de eerste behaalde en beoogde resultaten gerapporteerd en geëvalueerd.  
In 2023 informeerde we de raad over de evaluatie die door BMC is uitgevoerd. De conclusie dat we verder gaan met de samenwerking delen we breed. Hiermee zorgen we ook in 2024 dat de samenwerking vruchten blijft afwerpen op het gebied van Kosten (minder-meerkosten), Kwaliteit, Kwetsbaarheid en Innovatie. 

Wet Open Overheid

Op 1 mei 2022 is de Wet open overheid (Woo) ingegaan. Het doel van de Woo is de betrouwbaarheid van de overheid te versterken door meer transparantie aan te brengen. Dit gebeurt onder andere door actieve openbaarmaking van de informatie.  
De implementatie van de Woo pakken we in gezamenlijkheid met Horst aan de Maas / Venray op. Dit doen we in samenhang met andere wetswijzigingen zoals de Wet modernisering Elektronisch Bestuurlijk Verkeer (Wmebv), de nieuwe Archiefwet en andere (Europese) wetgeving.  
De gefaseerde invoering van informatie categorieën voor actieve openbaarmaking is vertraagd en uitgesteld. Dit komt doordat de koppeling met de landelijke verwijsindex (PLOOI) nog niet is gerealiseerd. Hierdoor ontstaat in 2024 tijd om de processen en de informatiehuishouding verder aan te passen. Dit maakt onderdeel uit van het proces Digitale Transformatie. 

Werken aan de toekomst – service- en datagericht werken: Digitale Transformatie

Servicegericht werken waarbij gebruiksgemak, snelheid en kwaliteit van onze dienstverlening voorop staat is leidend bij bedrijfsvoering en in de dienstverlening. 
De afgelopen jaren is al gebleken dat het werken vanuit data-analyses (Business Intelligence) zijn toegevoegde waarde heeft. Directe stuur- en beleidsinformatie waarmee werkprocessen en besluiten telkens geoptimaliseerd en onderbouwd worden.  Behalve dat ‘datagericht werken’ zijn waarde al heeft bewezen voor de werkprocessen en besluitvorming, biedt het ook inwoners en bedrijven de mogelijkheid om sneller en makkelijker informatie van de gemeente te vinden. Meer en meer ontsluiten we informatie bijvoorbeeld via geografische kaarten.  
Een ontwikkeling waar we verder op inzetten in 2024 is het gebruik van data om voorspellende modellen beschikbaar te stellen op de diverse beleidsterreinen, zodat binnen die beleidsterreinen pro-actief ingespeeld kan worden op aankomende ontwikkelingen.   
Verder zien we dat de toepassing van Artificial Intelligence, robotisering en ChatGPT (een prototype van een chatbot met kunstmatige intelligentie gespecialiseerd in het voeren van dialogen met een (menselijke) gebruiker) meer en meer gemeengoed aan het worden is. Ontwikkelingen die we als gemeente nauwgezet volgen en in samenwerking met onder andere de VNG ook stapsgewijs gaan toepassen binnen onze gemeente. We zijn gestart met het opstellen van een datastrategie om elementen als focus, uitgangspunten, leidende principes en ethische vraagstukken gestructureerd af te kunnen wegen. Als gemeente hebben we veel informatie die we kunnen, mogen en veelal ook moeten ontsluiten. De komende jaren zal grote focus liggen op de programmatische implementatie van veel nieuwe wetgeving op dit onderwerp (openbaarheid en transparantie). Processen, systemen en werkwijzen richten we opnieuw in. Dit proces, de Digitale Transformatie, maakt onderdeel uit van programma 7 “een gezonde, duurzame en ondernemende organisatie”. 
De digitale transformatie is een door digitalisering gedreven verandering waarbij de inwoners, bedrijven en verenigingen centraal staan. Digitalisering is een vast onderdeel in het dagelijkse leven van inwoners en bedrijven. Diverse huidige en nieuwe wet- en regelgevingen stimuleren deze digitalisering van onze maatschappij en onze organisatie. We blijven daarbij onze manier van werken afstemmen op de behoefte van onze inwoners, bedrijven en verenigingen. 
Digitale transformatie gaat naast het toepassen van nieuwe technologie in ons werk, ook vooral om mensen en een nieuwe manier van denken en (samen)werken. Het is dus een organisatieontwikkeling op zichzelf, waarin ook de digitale vaardigheid van medewerkers een belangrijke plek heeft. 

Grip op informatie als onderdeel van de Digitale Transformatie  
Voor aanvragen en klantvragen moeten interne processen en de informatiehuishouding op orde zijn. Registreren, behandelen, informeren, publiceren en archiveren hebben daarin een plek. Door het ontbreken van de juiste tools vinden deze activiteiten nu met digitaal plak- en knipwerk plaats. Met een efficiënter digitaal proces met de juiste tools veranderen we dat. Generieke processen zoals organisatie-brede klacht, bezwaar, beroep, subsidie en WOO-processen zijn voorbeelden van het gemis aan de juiste procesondersteuning (tools). We bouwen in 2024 e.v. een landschap met digitale en efficiënte procesondersteuning & archivering. Hiervoor zijn de komende jaren fors middelen noodzakelijk. We doen dit alles in samenwerking met Venray om de minder meerkosten te bereiken. Ook Venray neemt hiervoor middelen op in de begroting. 

Verbonden partijen

Deze zijn opgenomen in de paragraaf verbonden partijen.  

Fraude / integriteitsmeldingen

Jaarlijks actualiseren we de inventarisatie van de frauderisico’s. Hierbij nemen we ook beheersmaatregelen op die fraude voorkomt. Daarnaast is er bij de interne controle per proces aandacht voor mogelijke fraude.  

Duurzaamheid (energiereductie, energielabels gemeentelijke panden)

Het vastgoed benodigd voor de bedrijfsvoering van de gemeente verwarmen we gasloos. Dat betekent dat het vastgoed van de gemeente (werf en gemeentehuis) CO2 neutraal is. De stroom die we inkopen is groen en duurzaam opgewekt, of op de eigen daken of van groene oorsprong met certificaten van oorsprong.  
Het gemeentehuis is bij de laatste verbouwing voor de Politie extra geïsoleerd en is het laatste deel van het gemeentehuis voorzien van ventilatie met warmte-terugwinning. In 2022 hebben we de bronnen voor warmte en koude opslag gerenoveerd. De gemeentewerf verbouwen we op dit moment. Hierbij zetten we in op een zo laag mogelijk energieverbruik. Ook de werf is gasloos en wordt na realisatie duurzaam verwarmd met een warmtepomp die gaat samenwerken met een eikeltjeskachel.  
Ook voor de gemeentelijke accommodaties (niet voor de eigen bedrijfsvoering) zijn we op duurzaamheidsvlak actief. Alle accommodaties hebben een label C of beter voor zover deze een perspectief hebben op gebruik langer dan 10 jaar. Accommodaties die binnenkort verdwijnen verduurzamen we niet meer. Met monumenten gaan we anders om omdat we deze niet altijd 100% mogen/kunnen verduurzamen. Een mooi voorbeeld is het Gasthoes wat van een G label na renovatie een A++ label heeft gekregen.  

Vastgoed zal altijd energie nodig hebben. Waar mogelijk nemen we duurzame opwek ook in 2024 op daken mee. Er blijft echter een restant over wat elders moet worden opgewekt. Omdat we ook nog te maken hebben met een overbelast netwerk zal de komende tijd alternatieven van aardgas nodig blijven.